Vài kinh nghiệm nhỏ cho quý anh chị thủ quỹ trong tương lai. Quý anh chị cần nên đọc để biết.

Kính thưa quý anh chị ,

Sau gần 8 năm nhận nhiệm vụ thủ quỹ cho tổng hội và chỉ còn vài tháng nữa tôi sẽ rời nhiệm vụ khi có ban chấp hành tổng hội mới .Tôi ghi lại một vài ý kiến cũng như kinh nghiệm để quý anh chị  sau này nếu có nhận trách nhiệm sẽ gặp phải.

Trước đây khi anh Nguyễn bác Ái làm Tổng hội trưởng, Anh đã ghi danh hoạt động bất vụ lợi của Tổng hội ở tiểu bang Oregon. Dù ghi danh là của Tổng hội, nhưng anh phải đứng tên chịu hoàn toàn trách nhiệm về vấn đề báo cáo tài chính cũng như đóng lệ phí hàng năm cho chính quyền.

Cho đến lúc anh Hoàng như Bá làm Tổng hội Trưởng, vì tin tưởng nhau khi tôi vẫn còn giữ nhiệm vụ thủ quỹ nên chúng tôi vẫn tiếp tục dùng giấy phép cũ của tiểu bang Oregon.

Khi chúng ta có một Tổng hội trưởng và thủ quỹ mới, việc cần thiết nhất là hỏi anh Nguyễn bác Ái có đồng ý tiếp tục nhận trách nhiệm pháp lý cho T/H hay không ?

Nếu anh không đồng ý, Tổng hội trưởng mới phải đứng ra, chịu trách nhiệm để xin lại giấp phép hoạt động.

Cần có giấy phép từ các cơ quan thuế vụ để hợp pháp hoá cho những đóng góp của quý anh chị em cho T/H và tránh rắc rối cho những anh em nhận trách nhiệm thủ quỹ về sau.  Cũng như khi có lệnh phong toả của nhà bank hay của chính phủ vì thiếu nợ hay thiếu thuế của cá nhân đó, nó sẽ không ảnh hưởng gì đến account của Tổng hội. Hoạt động của  Tổng hội sẽ bị hạn chế rất nhiều vì không thể làm biên nhận trừ thuế cho quý anh chị em đã đóng góp, nếu không có giấy phép hoạt động hợp pháp. Trường hợp đối với THNKT chưa có, nhưng nếu hỏi thăm các TH khác, các anh chị sẽ biết được có những mạnh thường quân giúp đở 50-100 ngàn. Nếu không được trừ thuế, họ sẽ không làm điều này.

Riêng với THNKT từ trước tới nay quý anh chị em đóng góp trên 500 cho T/hội đều nhận được biên lai trừ thuế vào cuối năm.

Việc cần làm:

Trước nhất phải ghi danh với sở  thuế liên bang và tiểu bang , kế đến là bộ tư pháp tiểu bang xin mở cơ quan bất vụ lợi. Việc ghi danh này không phải là phải đóng thuế, nhưng phải có số TIN của sở thuế liên bang và tiểu bang mới mở được account ở nhà bank. Không làm việc này cũng không sao nhưng không thể mở account dưới tên của THNKT được. Việc này có rất nhiều hạn chế cho thủ quỹ.

Lấy một thí dụ điển hình cho quý anh chị rõ hơn . Khi nhận check của quý anh chị gởi về, để tên là THNKT thì tôi không thể nào bỏ vào account tên tôi được và khi gởi check về với tên Lê Hoàng thì không thể bỏ vào account của Tổng hội được. Việc này rất dễ lẫn lộn nếu nhận 40-50 cái check và phải theo dõi cho đúng account.

-Nếu người thủ quỹ đang lãnh tiền hưu cao hay có lợi tức khá cao thì không sao. Nhưng nếu người lãnh tiền hưu quá thấp mà phải lãnh thêm tiền supplement của tiểu bang hay được trợ giúp tiền part B hay các giúp đở xã hội khác của chính phủ, thì việc giữ tiền quỹ rất phiền phức. Bởi vì khi nhận vài trăm bỏ vào nhà bank mình, có thể bị sở xã hội cắt tiền trợ cấp hay SSA hay bắt đóng tiền Medical part B hay các giúp đở khác của chính quyền.

-Nếu người giữ tiền T/H có lợi tức cao những rắc rối sẽ gặp là điền form khai báo cho sở thuế khi gỡi tiền cho anh em ở Việt Nam theo luật thuế năm nay là 2000/tháng . Với số tiền tuy quý anh chị thấy đóng góp nhỏ , nhưng mỗi năm quỹ tổng hội thường thường ra vào 3- 40 ngàn Hiện nay, theo luật mới vào năm tới, những giao dịch trên 10000/ năm ngân hàng sẽ tự động báo sở thuế. Nếu giao dịch từ  Paypal, Venmo trên 600 cũng sẽ được được tự động báo cáo về sở thuế.  Khi sở thuế muốn audit, họ chỉ lấy hồ sơ từ nhà bank và cộng tất cả các deposit trong năm và xem đó là tiền chúng ta nhận được. Họ lấy tổng số tiền đó so sánh với tiền khai thuế trên Form 1040. Số tiền khác biệt là tiền ăn gian thuế. Nhiệm vụ của người bị xét thuế là phải trình bày thế nào để họ thấy tính cách hợp pháp của số tiền khác biệt. .Nếu tất cả giấy tờ minh bạch thì không phải sợ, chỉ có một điều rất tốn thời gian là phải giãi trình từng chi thu.  Rất là mệt mõi..

Bình thường thì chúng ta thấy không sao, nhưng khi gặp chuyện mới biết.

Bởi vậy quý anh em nào có trách nhiệm giữ tiền cho tổng hội sau này nên lưu ý các vấn đề trên.

Kính

Lê Hoàng.